В Україні триває перехід на електронний облік трудової діяльності. До 10 червня 2026 року українцям рекомендують перенести дані з паперових трудових книжок до реєстру Пенсійного фонду.
Представниця Уповноваженого Верховної Ради із захисту прав осіб, постраждалих від збройної агресії, Ольга Алтуніна пояснила, що насамперед це стосується людей зі стажем до 2004 року, оскільки такі відомості не потрапляють до електронної системи автоматично.
Оцифровка трудових книжок: навіщо потрібна
Від 2021 року трудовий стаж українців зберігається в електронному Реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду України. Саме на основі цієї інформації держава призначає пенсійні виплати.
Стаж після 2004 року зазвичай уже міститься в електронній системі — роботодавці передавали дані через офіційну звітність. Натомість відомості про роботу до цього періоду часто підтверджують лише паперові документи.
Паперові трудові книжки залишаються чинними, однак зараз вони виконують допоміжну функцію і просто дублюють інформацію. Електронна система дозволяє точніше враховувати страховий стаж та зменшує кількість помилок у записах.
Штрафів за відсутність електронної трудової книжки не передбачено. Водночас фахівці радять не відкладати процедуру, щоб уникнути проблем із перевіркою документів у майбутньому.
Як оцифрувати трудову книжку: три способи
Подати документи для внесення даних до електронного реєстру можна кількома способами:
- через роботодавця;
- самостійно через вебпортал Пенсійного фонду;
- у сервісному центрі ПФУ.
Разом із трудовою книжкою фахівці радять завантажувати додаткові документи, які підтверджують стаж. Йдеться про дипломи, трудові договори, військовий квиток, свідоцтво про народження дитини або архівні довідки.
Після обробки документів користувачі можуть перевірити відцифровані дані в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду або в мобільному застосунку.
Станом на 20 травня 2026 року українці подали понад 11,3 млн сканкопій трудових книжок для оцифрування. Із них роботодавці передали 6,45 млн документів, ще 4,88 млн завантажили самі працівники.
Від запуску сервісу "електронна трудова книжка” у грудні 2019 року Пенсійний фонд отримав уже понад 12 млн сканованих паперових трудових книжок для переведення в електронний формат.
Помилки під час оцифрування трудової книжки
У Пенсійному фонді попереджають, що через помилки або неякісні сканкопії система може скасувати звернення без опрацювання.
Статус “Виконано” означає успішне внесення даних до реєстру. Якщо ж у кабінеті з’являється позначка “Скасовано виконання”, заявнику потрібно виправити недоліки та повторно подати документи.
У Пенсійному фонді пояснили, що найчастіше проблеми виникають через:
- сканкопії не з оригіналів документів;
- чорно-білі або нечіткі зображення;
- обрізані поля з датами, печатками чи номерами наказів;
- відсутність скан-копії титульної сторінки;
- відсутність підпису власника трудової книжки;
- помилки у прізвищі або даних про зміну прізвища;
- нечіткі печатки та підписи відповідальних осіб.
Окрему увагу у ПФУ радять приділити записам про прийняття на роботу та звільнення. У документах мають бути правильно зазначені назви підприємств, посади, дати та реквізити наказів.
Завантаження документів: що варто перевірити
Навіть одна помилка або нечіткий запис можуть створити проблеми під час нарахування пенсії. Тому у Пенсійному фонді радять перед оцифруванням уважно переглянути книжку.
- Титульна сторінка: правильність прізвища, імені та по батькові, відповідність дати народження паспортним даним, наявність підписів і печаток. Якщо прізвище змінювалося — зміни мають бути внесені з посиланням на документ-підставу.
- Записи про роботу: кожен запис про прийняття та звільнення повинен містити повну назву підприємства, посаду, дати, номери наказів і печатки. Якщо підприємство змінювало назву — це фіксують окремим записом.
- Якість сканкопій: усі записи та печатки мають бути чітко видимими, без обрізаних країв.
Якщо у документах є неточності — їх виправляє роботодавець або відповідна установа ще до подання на оцифрування.
Втрата трудової книжки: послідовність дій
Якщо трудову книжку пошкодили або втратили, людина все одно може підтвердити стаж. Для цього знадобляться архівні довідки, трудові договори чи інші документи, які підтверджують періоди роботи.
Однак цей процес потребує часу, тому експерти рекомендують не чекати моменту оформлення пенсії та перевірити документи заздалегідь.
